呼叫中心服务标准及规范

　　一般来说，一个呼叫中心服中心的规章制度应至少包括以下几个方面：

　　品质管理制度

　　实施目的：约束客服代表的服务用语、语气语速、业务水平、耐心程度等服务要素。

　　实施方法：通过录音监听、实时监听、现场管理的方式，发现问题、指出问题，从而改正问题。

　　受话管理制度

　　实施目的：对客服代表在受话过程中的各项操作指标及数量指标进行监控考核，从而督促客服代表保质、保量完成受话工作。

　　实施方法：从受话系统数据库中，提取相关指标数据，对于出现的异常情况按照相应的考核标准予以考核。

　　考勤管理制度

　　实施目的：约束客服代表的出勤情况，保证各时段的座席人员分布数量。

　　实施方法：对迟到、早退、请假、换班等各项目做详细考核规定，并依据规定对客服代表出现的情况予以考核。

　　综合考评制度

　　实施目的：约束客服代表的日常工作规范，营造良好的工作秩序及工作环境。

　　实施方法：对交接班规范、值机秩序、电脑使用、安全卫生等各项目做详细考核规定，并依据规定对客服代表出现的情况予以考核。

　　外部满意度测评制度

　　实施目的：引入外部测评机制，使客服中心的工作不仅受来自内部的各项考评，同时也客观公正地接受除客服中心以外的所有相关部门的考核评定。

　　实施方法：依据规定对客服代表出现的情况予以考核。

　　业务考核制度

　　每月一次的业务考核成绩直接计入绩效总成绩中。

　　青岛畅信达自主研发呼叫中心系统 。 性能稳定，性价比高，可根据贵公司要求二次开发。

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为规范员工工作行为，维护工作秩序，促进呼叫中心的发展，特制定本规范

仪容仪表

仪容

员工应精神饱满，严禁浓妆上岗，勤洗头保持光洁，不佩戴豪华或过大的饰品。

仪表

上身：着统一制服，应保持干净、钮扣齐全、不挽袖、不开扣子。

下身：着统一长裤或短裙，长度适中、不拖地，拉链钮扣完好。

遵章守纪

按时上班，不迟到早退，不得长时间离开工作岗位、窜岗，周六周日不得缺岗。未经允许不得调班，未经许可不得代人（使用他人工号）批案。

上班时间严禁打闹、嬉笑、高声喧哗，严禁使用工作用电脑玩游戏、严禁在工作岗位上吃零食。严禁工作时间使用办公电话闲聊。

保持整洁卫生，办公桌上物品摆放整齐，与日常业务无关的物品不许放在桌上，每日下班前要将桌面归类放好，为次日工作做好准备，如有需要交接的，一定要做好交接记录。

未经许可不得使用他人密码登陆系统。离开坐席时需及时将软电话关闭或示忙。

工作闲暇时间应努力学习、勤奋上进，坚持不懈地提高自己的工作能力和业务水平。积极思考提高和改进呼叫中心工作水平、业务素质的方式、办法。

按时参加中心组织的业务学习及考核，按时完成中心布置的相关学习、工作任务。

夜间值班人员必须坚守岗位，不得脱岗，保管好大厅钥匙，确保下班后关电、关水、关门，并做好大厅钥匙交接记录，注意防火防盗

一种测试客服代表是否如所计划的那样在他们岗位上工作的方法。实际工作率的计算结果是一个百分比，它等于客服代表签入系统准备回答电话的实际时间除以客服代表按照计划应当回答电话的总时间，再乘以100。实际工作率百分比数据一般来自ACD，并且应当每日都作一次报告，并按周和月进行追踪。我曾经在运作一个外呼项目时做出测试：每个客服代表的最佳实际工作率应该达到92%或者更高。如果员工实际工作率低于规定目标，应就以下几项内容进行调查：1. 呼叫中心现场管理者，如现场主管或TL(TEAM LEADER)在教育与督促员工保持较高实际工作率方面可能做得不够;2. 监管人员或质检人员可能不够，新员工没有得到及时指导和帮助;3. 客服代表可能对规定有误解;4. 缺勤率可能太高;5. 相较于呼叫电话量，客服代表从事其他事情的时间可能太多; 指呼叫者放弃呼叫前平均等待的时间，以秒来计算。我个人观点认为除非特殊需要，与其追踪这一数据，不如追踪放弃率更有价值。此一数据也是由ACD收集，应每日和每周都做出报告。据专业人士统计全行业平均时间为60秒，建议标准范围为20-60秒。以下有两种情况：1. 等待时间很短即放弃，表明顾客等待的耐心有限，原因可能是有其它呼叫中心可以选择，也可能是拨打时总是不成功。两者都值得引起重视，并采取措施。2. 检查放弃的数目、没有拨通的情况的排队的时间，看是否存在呼叫者拨不进来的情况，这一问题如果对顾客很重要，呼叫者的满意率就会明显下降。 指总排队时间除以所回答的总电话数。此规范也可直接得自ACD，应以半小时为单位进行报告，并以图表显示走势。平均应答速度过高意味着以下几点：1、 事后处理时间超出了目标规定;2、 持线时间比预期的要高;3、 呼叫量的预测不准确;4、 计划实际工作率不够。 由客服代表转给其他人员接听的电话的百分比。可由ACD和客服代表报告这一数据，应每天、每周和每月都进行报告，并附带上客服代表的反馈信息，这些反馈信息至少一月最好一周汇报一次，要确定究竟是什么原因造成了转接。我曾经要求整个呼入部每一百个电话最多只有一到两个被转接，而且此电话转给的是非常精通此业务的相关负责人。1. 如果客服代表技术上有差别，则应该使用以技术为基础的软件，使客服代表有能力回答呼叫者的问题。2. 如果呼叫者一定要转电话，可以通过自动转接装置将呼叫者的录音转过去，这样可节省时间和费用。3. 不通知客户就转接(即盲目转接BLIND TRANSFER)常常意味着呼叫者需要重新向客服代表进行解释，这种重复会对呼叫者的满意感产生消极影响。4. 从一开始就确定是进行盲目转接还是告知后转接，而且不要试图脱离这个原则。5. 有些中心只在线路很忙的时候才盲目转接，但是有些客服代表有时会忘记他正在使用这个平时不该使用的办法。6. 转接的电话太多意味着问题或者是顾客迷惑了，或者是客服代表缺少应有的资料。7. 电话转接过多将耗费成本，成立一个由客服代表和呼叫者组成的讲座小组，认真商讨一下，确定和解决这个问题。8. 让监管人员写出一份转接次数统计报告和提供一个减少未来转接电话的解决方案。 指一月、一季或一年中离开中心的客服代表人数在全时工作总人数中的比例。此数据则由人力资源专员提供，应该每月和每季度都进行查验、统计。据专家统计，呼叫中心的行业平均辞职率为25%，我们的现场管理者应该通过提升管理水平而将此数据控制在15%至30%之间。我觉得让呼叫中心之外的人事部工作人员与辞职客服代表作一次辞职谈话会很有效，这样将得到更有价值的信息资料，这些资料会帮助呼叫中心采取改正措施，这样在新的更好的客服代表到来之前就有了一个更好的工作环境。